Endlich sicher digital unterwegs mit eBO – ein Erfahrungsbericht

Endlich sicher digital unterwegs mit eBO – ein Erfahrungsbericht

von | Juli 9, 2023 | Allgemein, Aus der Praxis

Seit Beginn meiner Selbstständigkeit wollte ich papierlos und digital arbeiten. Fast 8 Jahre Erfahrung in Software-Unternehmen im digitalen Kommunikationsbereich prägen. Schnell wurde ich auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Bei Gericht war Brief oder Fax gewünscht. Bei Behörden sind teilweise Mails möglich, doch fühle ich mich dabei nicht wohl. Geantwortet wird dann mit verschiedenen E-Mail-Verschlüsselungssystemen, auch nicht das, was ich mir vorgestellt habe. Umso mehr habe ich den Anschluss an die digitale Welt der Gerichte und Behörden herbeigesehnt. Die Lösung: eBO – das elektronische Bürger- und Organisationspostfach. Lesen Sie hier, was eBO ist und welche erste Erfahrungen ich damit gemacht habe.    

Kurz erklärt – eBO und die beA-Bausteine 

Seit 2004 können authentifizierte Teilnehmer (Rechtsanwälte, Behörden, Gerichte) über das EGVP elektronische Dokumente und Akten an Gerichte und Behörden übermitteln. Hinter dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP verbirgt sich eine elektronische Kommunikationsinfrastruktur für die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten und Akten zwischen authentifizierten Teilnehmern. Die Authentifizierung bedurfte dabei einer elektronischen Signatur, zumeist per Signaturkarte. Nach und nach wurde die Infrastruktur der EGVP- Kommunikation vergrößert. 2018 ging beA, das besondere elektronische Anwaltspostfach für die Anwaltschaft an den Start (passive Nutzungspflicht seit 01.01.2018 und aktive Nutzungspflicht seit dem 01.01.2022). Im gleichen Jahr wurde durch beN, das besondere elektronische Notarpostfach, die passive Nutzungspflicht für Notarinnen und Notare etabliert. Im Rahmen von beBPo (besonderes Behördenpostfach) besteht seit 2022 die aktive Nutzungspflicht für Behörden, Kommunen, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts, Gerichte und Staatsanwaltschaften als Verwaltungsbehörde und Gerichtsvollzieher.  Auch Steuerberater sind seit Januar 2023 in die Riege der EGVP-Nutzer mit beSt, das besondere Steuerberaterpostfach aufgenommen worden. Die passive Nutzungspflicht besteht seit 01.01.2023 und die aktive Nutzungspflicht startet mit dem 01.01.2026. Außerhalb dieser Berufsgruppen konnten persönliche und juristische Personen bisher nicht am EGVP teilnehmen. Das änderte sich im Januar 2022 mit eBO, dem elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach. 

Die Anbindung über die Betreuersoftware Butler21  

Meine Betreuungssoftware Butler21 von prosozial bietet die Schnittstelle zu Governikus dem Software-Anbieter von EGVP an. Der Einrichtungstermin per Fernsteuerung und Telko lässt nicht lange auf sich warten. Bereit halten sollte ich meinen Personalausweis, die auf dem Handy installierte AusweisApp2 sowie die dazugehörige PIN.
Hört sich alles easy an, wenn man nur die Ausweis-App öfter nutzen würde und die PIN, die man sich ja bombensicher super merken konnte, plötzlich doch nicht mehr abrufbar im Hirn gespeichert ist. Ein Gang zur zuständigen Stadtverwaltung war demnach unumgänglich. Ohne vorherigen Termin wurde die PIN dort zurückgesetzt (und wieder merke ich mir eine bombensichere 6stellige PIN).
Die technische (einmalige) Einrichtung in Butler21 dauert 30 Minuten. 
Eine Stunde später folgt dann die kurze Einweisung durch den Kundenberater. Während E-Mails und Faxe direkt im Eingangskorb in Butler21 landen, wird bei eBO die E-Post über Governikus COM Vibilia versendet und empfangen. Also momentan noch ein, zwei Klicks mehr. Trotzdem erhoffe ich mir eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, weil die einzuscannende Papierpost sich erheblich verringern müsste. Laut Kundenberater soll die Software Governikus ab Ende des Jahres auch direkt in Butler21 nutzbar sein.

Erste Erfahrungen   

Voller Euphorie frage ich den Kundenberater:
Kann ich denn jetzt direkt an alle Gerichte und Behörden per eBO elektronische Post versenden?
Mir wird dringend geraten, vorher mit den zuständigen Gerichten/Behörden zu sprechen und abzuklären, ob dieser Weg der Kommunikation bereits genutzt wird. Noch nicht alle wären soweit. Schade.
Mit zwei Gerichten nehme ich an diesem Tag noch Kontakt auf. Das Amtsgericht Pirmasens gibt direkt grünes Licht. Beim Amtsgericht Landstuhl erfahre ich, dass ich mich an das zuständige Pfälzische Oberlandesgericht zur Freischaltung zu wenden soll. Und so bin ich dann schnell für alle pfälzischen Gerichte freigeschaltet. Doch eine Ausnahme gibt es bei allen Gerichten: Die Belege für die Rechnungslegung müssen nach wie vor im Original eingereicht werden. Damit kann ich leben.

Am 26.06.23, 10.53 Uhr war es soweit: Mein erstes Dokument, ein Anfangsbericht mit Vermögensverzeichnis, wurde an das Amtsgericht Pirmasens versandt. Stolz und ein gutes Gefühl macht sich in meiner Brust breit. Wie es mit meinem eBO-Erfahrungen weitergeht, erfahren Sie in einem der nächsten Blog-Beiträge.

Schreiben Sie mir gerne Ihre Erfahrungsberichte mit EGVP, eBO & Co.

Drei Fälle aus der Praxis – Hausbesuche mit dem E-Bike

Drei Fälle aus der Praxis – Hausbesuche mit dem E-Bike

von | Jan. 11, 2023 | Allgemein, Aus der Praxis

Das wunderbare an der Berufsbetreuung sind die vielfältigen Tätigkeiten. Der nahe Kontakt zu Menschen und die Bürotätigkeiten wechseln sich ab. Noch abwechslungsreicher wird es, wenn man dabei noch etwas für die Fitness tut. Heute nehme ich Sie mit auf eine Hausbesuchstour mit dem E-Bike und stelle Ihnen drei Fälle aus der Praxis vor.  

Hausbesuch 1 – Rüstige Seniorin fühlt sich wohl beim Quartierstreff 

Seit Juni diesen Jahres betreue ich die 82jährige Rentnerin, die vorübergehend in einer psychiatrischen Klinik untergebracht war. Sie lebt alleine und ist noch sehr mobil. Alleine einkaufen, mit dem Bus in die Stadt – alles kein Problem. Auch ihre Bankgeschäfte erledigt die Seniorin überwiegend selbst. Doch seit dem Tod ihres Ehemannes vor zwei Jahren fühlt sie sich oft einsam. Auch hatte der Ehemann sich um den Schreibkram gekümmert. Das Betreuungsgericht übertrug alle bekannten Aufgabenkreise. Den Hauptaugenmerk legten wir auf die gesundheitliche Versorgung und die Freizeitgestaltung. Damit mindestens einmal täglich jemand nach der alten Dame sieht, haben wir die Medikamentenvergabe durch den Sozialdienst von einmal wöchentlich auf täglich umgestellt. Doch immer wieder fand die Betreute Ausflüchte, warum sie nicht beim Quartierstreff ganz in der Nähe des Wohnhauses reinschnuppern wollte. Mit dem Rollator ist der Treff, mit einem vielfältigen Angebot von Freizeitbeschäftigungen, gut zu erreichen. Dann war klar, sie traut sich nicht alleine. Seit dem wir einmal gemeinsam dort waren, kann sie es kaum abwarten bis es Donnerstagnachmittag vor der Tür steht. Denn trifft sie sich zum Bewegungs- und Kaffeenachmittag im Quartierstreff, wo inzwischen alte Bekanntschaften wiederbelebt wurden.

 

Hausbesuch 2 – Junge Katzenliebhaberin mag ihren Minijob  

Mehrere Schicksalsschläge hatten sie einst aus der Bahn geworfen. Das betreute Wohnen in Nordrhein-Westfalen war in schwierigen Zeiten die beste Wohnform für sie. Doch im Februar 2022 zog es die junge Frau, deren psychische Situation sich erheblich verbessert hat, wieder in ihre Heimatstadt zurück. Und so lernten wir uns kennen. „In Geldangelegenheiten brauche ich auf jeden Fall Unterstützung“, erklärte die 28jährige beim Erstgespräch. So richtete ich ein Taschengeldkonto für sie ein, worauf ihr Monatsbudget per Dauerauftrag gebucht wird. Wieviel sie dann für ihre geliebten zwei jungen Katzen ausgibt, kann dann schon mal zu Diskussionen führen. Doch durch den neuen Minijob bleiben ihr 170,00 € mehr im Monat. Der Rest wird vom Jobcenter mit dem ALG2-Bezug verrechnet. Besonders positiv: In ihrer neuen (alten) Heimat hat sie sich verliebt.

Hausbesuch 3 – Warum kriegt ein Junggeselle Schweißausbrüche?   

Bei unserem ersten Zusammentreffen war der große 52jährige Mann noch sehr nervös, was sich nicht nur durch das Stottern bemerkbar machte. Aufgewachsen ist er in einer Schaustellerfamilie. Der Schulbesuch, so erklärt er, war da oft Nebensache. Trotz der kognitiven Beeinträchtigung und einem gering ausgeprägten Aggressionspotenzial meistert er seinen Alltag. Der Junggeselle kann sehr gut mit Geld umgehen, deshalb war der Aufgabenkreis Vermögenssorge bei dieser Betreuung nicht notwendig. Auch die kleine Zwei-Zimmer-Wohnung ist bei den angekündigten Hausbesuchen immer in Ordnung. Und wann kriegt der Betreute nun Schweißausbrüche? Warum wurde die Betreuung eingerichtet? Alle Behördengänge, jeder Brief verursacht enormen Stress für ihn. Verständlich, wenn man weiß, dass der Klient nur Zahlen lesen kann. Früher hat ihm seine Schwester geholfen, doch krankheitsbedingt ist das nicht mehr möglich. Bei diesem Termin haben wir gemeinsam Unterlagen in fünf Ordner sortiert. Bei der Verabschiedung wird noch einmal über das Wetter geredet und ob es denn heute hält; schließlich sei ich ja wieder mit dem Fahrrad da.

Arbeit und Fitness verbinden – I love it

Nach der Hausbesuchstour nehme ich den Rückweg mit dem E-Bike über Feldwege. Danach ist der Kopf frei für jede Menge administrative Aufgaben im Homeoffice.  

E-Bike an Treppengeländer abgesperrt
E-Bike auf Feldweg mit grünen Wiesen und blauem Himmel

Weitere Informationen rund um die rechtliche Betreuung finden Sie unter Fragen & Antworten.

Herr Laborenz hat sich für eine Betreuungsverfügung entschieden

Herr Laborenz hat sich für eine Betreuungsverfügung entschieden

von | Nov. 2, 2022 | Allgemein, Aus der Praxis

Und wenn ich mal nicht mehr selbst entscheiden kann … 

Keiner mag sich gerne damit beschäftigen, was einmal ist, wenn man selbst keine Entscheidungen mehr treffen kann. Wer übernimmt dann die Bank- und Rechtsgeschäfte?

Leider besteht immer noch der Irrtum, dass der Ehepartner oder auch die Kinder automatisch als gesetzliche Vertreter diese Dinge übernehmen können. Und wie ist das, wenn ich gar keine Familie habe oder das notwendige Vertrauen fehlt? So liegt der Fall bei dem 75jährigen Herrn Laborenz. Die Ehe mit seiner bereits verstorbenen Frau blieb kinderlos, weitere Verwandte gibt es nicht.

Der rüstige Rentner informiert sich bei der örtlichen Betreuungsbehörde über seine Möglichkeiten.     

 

Die Vorsorgevollmacht  – ganz ohne Gericht und absolutem Vertrauen  

Die Vorsorgevollmacht dient dazu, für „schlechte Zeiten“ vorzusorgen. Zum Beispiel bei einer eigenen geistigen oder körperlichen Gebrechlichkeit. Eine Person wird „vorsorglich“ bevollmächtigt für den Vollmachtgeber oder die Vollmachtgeberin zu handeln, wenn dieser/diese nicht mehr geschäfts- oder handlungsfähig ist. Dann wird eine gerichtlich bestellte Betreuung nicht nötig.

 

Die Vollmacht kann sich auf verschiedene Bereiche wie Vermögensangelegenheiten oder Gesundheit beziehen. Die Maßnahmen müssen ausdrücklich in der Vollmacht bezeichnet werden. Eine „generelle Vollmacht zur Regelung aller Angelegenheiten“ reicht nicht aus.

Die Vorsorgevollmacht sollte zu Beweiszwecken immer schriftlich abgefasst sein. Je nach erteiltem Vollmachtsbereich werden unter Umständen auch eine notarielle Beglaubigung der Unterschrift oder der gesamten Vollmacht nötig. Die fertig abgefasste Vorsorgevollmacht kann in einem zentralen Vorsorgeregister der Bundesnotarkammer registriert werden, damit sie im Bedarfsfall bekannt ist und berücksichtigt werden kann.

 

Die Betreuungsverfügung – Kontrolle durch das Gericht  

Die Betreuungsverfügung regelt für den Fall, dass eine rechtliche Betreuung einmal nötig wird, wer dieses Amt übernehmen soll. Dieser Wunsch soll vom Gericht beachtet werden. Es darf nur dann von diesem Wunsch abgewichen werden, wenn der Wunsch-Betreuer:in die Betreuungsaufgabe nicht ausführen kann oder will, oder es dem Wohl der Betreuten widerspricht (Beispiel: Wunsch-Betreuer:in ist selbst seelisch krank).

Man kann in der Betreuungsverfügung auch bestimmte Personen von der Betreuung ausschließen, z.B. weil man der Person nicht vertraut.

Die Betreuungsverfügung sollte schriftlich abgefasst und im Notfall leicht auffindbar sein. Hilfreich ist z.B. ein Hinweiszettel, den man immer bei sich hat. Gegen eine geringe Gebühr kann man die Betreuungsverfügung auch bei der Bundesnotarkammer hinterlegen.

Und wie begründet Herr Laborenz seine Entscheidung?

Hätte er noch nahe Verwandte mit einem vertrauensvollen Verhältnis, würde er sich für die Vorsorgevollmacht entscheiden. Da würde er sich gut aufgehoben fühlen.

Da er keine nahen Verwandten hat, entscheidet er sich für die Betreuungsverfügung. Ihm gefällt der Gedanke der Kontrollfunktion des Gerichts. 

Bei der Suche einer passenden Person, die in die Betreuungsverfügung eingetragen werden soll, hilft ihm die örtliche Betreuungsbehörde. Und so haben schließlich auch wir uns kennengelernt.  

 

Weitere Informationen rund um die rechtliche Betreuung finden Sie unter Fragen & Antworten.

 

Wenn die bettlägerige Klientin einen neuen Personalausweis benötigt

Wenn die bettlägerige Klientin einen neuen Personalausweis benötigt

von | Sep. 5, 2022 | Aus der Praxis

Persönlicher Besuch beim Passamt ist nicht möglich

Seit Mai 2022 betreue ich eine 63jährige Klientin, deren Personalausweis bereits seit 2016 abgelaufen ist. Sie ist momentan ans Bett gefesselt und kann das Passamt somit nicht persönlich aufsuchen.

Da in Deutschland die Ausweispflicht besteht und beispielsweise für die Eröffnung eines Girokontos ebenfalls ein aktuelles Ausweisdokument benötigt wird, besteht Handlungsbedarf.

 

Eine Option: Von der Ausweispflicht befreien lassen 

Unter bestimmten Voraussetzungen können Personen von der Ausweispflicht befreit werden. Das Bundesministerium des Innern und für Heimat schreibt dazu:

Die Voraussetzungen sind sehr individuell und können nicht pauschal beantwortet werden. Die nachfolgende Aufzählung ist daher weder vollständig, noch führen die dort genannten Tatbestände automatisch zu einer Ausweispflichtbefreiung. Es handelt sich lediglich um mögliche Indizien:

 

  • Personen, die voraussichtlich auf Dauer in Krankenhäusern, Pflegeheimen oder ähnlichen Einrichtungen untergebracht sind,
  • Personen, die sich wegen einer dauerhaften Behinderung nicht allein in der Öffentlichkeit bewegen können.

Die Betreute lebt zwar derzeit in einem Seniorenheim. Da jedoch die Hoffnung besteht, dass sich ihr Gesundheitszustand verbessert und sie mit ihren 63 Jahren wieder in eine eigene Wohnung ziehen kann, ist die Ausweispflichtbefreiung in diesem Fall keine Option.

 

Warum kann nur ein vorläufiger Personalausweis beantragt werden? 

An der Unterschrift liegt es nicht. Denn Vollzugsbeamte besuchen die Klientin im Seniorenheim und holen die notwendige Unterschrift auf diesem Weg ein.

Auch das benötigte biometrische Lichtbild ist nicht der Show-Killer für die Beantragung eines normalen Personalausweises. Mit einer kostenlosen Passbild-App und Bildausdruck im Drogeriemarkt war die Sache schnell und günstig erledigt. Einfacher wäre natürlich die Beauftragung eines Fotografen gewesen, doch die 60 Euro konnten der von Grundsicherung lebenden Betreuten erspart bleiben.

Der Fingerabdruck ist das Problem! Seit 2. August 2021 ist die Abgabe des Fingerabdrucks bei einer Beantragung des Personalausweises Pflicht. Der Fingerabdruckscanner kann aber mobil (noch) nicht genutzt werden.

Ich bin nun zwar keine IT-Fachfrau. Doch wenn Smartphones eine Touch-ID haben, dürfte doch die mobile Nutzung deines Fingerabdruckscanners nicht so schwierig sein. An der Größe jedenfalls dürfte es nicht liegen. Ist ja nur so groß wie ein Spitzer mit Gehäuse.

Wie ist Ihre Meinung dazu? Ich freue mich über einen Kommentar 🙂

 

Schock in deutschen Amtsstuben

Schock in deutschen Amtsstuben

von | Juli 26, 2022 | Allgemein

Aktenberge bis zur Decke

Ja, ich war geschockt! Mein erster Besuch seit vielen Jahren in einem Geschäftszimmer eines Amtsgerichts. Drei Wände des Raumes waren komplett bis zur Decke bestückt mit Akten. In der Mitte ein langer Tisch, ebenfalls voll mit Ordnern und Akten. Auch die zwei überdimensionalen Schreibtische vor der Fensterfront, übersät mit Papier.

Wahrscheinlich standen mir Mund und Augen offen bei diesem Anblick. Bin ich es doch seit 8 Jahren in Software-Unternehmen gewohnt, papierlos zu arbeiten.

 

Geschäftsstellen stöhnen bei beA – dem besonderen elektronischen Anwaltspostfach

Gespräche mit Geschäftsstellenmitarbeiter:innen führten zur weiteren Ernüchterung. Niemand will dort die papierlose Akte! Stellt sich die Frage – warum?

  • Seit Jahren wird dort hybrid gearbeitet. Das heißt, alles, was digital eingeht, muss noch einmal ausgedruckt werden für die Papierakte.
  • beA funktioniere nicht richtig, wird mir mitgeteilt. Der Abruf von Unterlagen dauere mitunter ewig.

beA – das besondere elektronische Ausbremsen?

Genau so bezeichnete eine Rechtsanwaltsfachangestellte das besondere elektronische Anwaltspostfach. „Muss ich zur Fristwahrung einen Schriftsatz über beA versenden, beginne ich damit schon morgens um 8 Uhr, damit ich gewiss sein kann, dass bis 16 Uhr der Schriftsatz durch ist.“

Das hier der Frust vorprogrammiert ist, ist klar.

 

Wie tauschen rechtliche Betreuer:innen Dokumente mit Gerichten aus?

Da beA nur für die Kommunikation zwischen Gerichten und Anwälten genutzt werden kann, ist für die Berufsbetreuergruppe eBO – das elektronische Bürger- und Organisationspostfach das richtige Medium. Doch beim Nachfragen bei den Geschäftsstellen der Betreuungsgerichte ernte ich ein kopfschüttelndes Lächeln. Rein theoretisch sollte das schon funktionieren – aber in der Praxis?
Man rät mir zum Fax. Dann müsse wenigstens nicht ich das Dokumentenkonvolut ausdrucken, sondern die Geschäftsstelle. Um es dann wieder in der Papierakte abzuheften.

 

Und was hat Covid19 damit zu tun?

Zu Beginn der Covid-19-Krise bediente sich die Bundesregierung aller zur Verfügung stehenden Spezialisten im Land. Man zog an einem Strang. Gemeinsam wurden Handlungsregeln und -empfehlungen überlegt, entschieden und verkündet.
Meine Meinung: Um den Gerichten das papierlose Arbeiten zu erleichtern, würde die zuvor beschriebene Strategie (Hinzuziehung von Spezialisten) einen guten Schub nach vorne geben.

Was denken Sie über dieses Thema? Nutzen Sie gerne die Kommentarfunktion.