Endlich sicher digital unterwegs mit eBO – ein Erfahrungsbericht

von | Juli 9, 2023 | Allgemein, Aus der Praxis | 0 Kommentare

Frau in Hängematte am Strand mit Laptop ist stolz und freut sich über Nutzung von eBo

Seit Beginn meiner Selbstständigkeit wollte ich papierlos und digital arbeiten. Fast 8 Jahre Erfahrung in Software-Unternehmen im digitalen Kommunikationsbereich prägen. Schnell wurde ich auf den Boden der Tatsachen zurückgeholt. Bei Gericht war Brief oder Fax gewünscht. Bei Behörden sind teilweise Mails möglich, doch fühle ich mich dabei nicht wohl. Geantwortet wird dann mit verschiedenen E-Mail-Verschlüsselungssystemen, auch nicht das, was ich mir vorgestellt habe. Umso mehr habe ich den Anschluss an die digitale Welt der Gerichte und Behörden herbeigesehnt. Die Lösung: eBO – das elektronische Bürger- und Organisationspostfach. Lesen Sie hier, was eBO ist und welche erste Erfahrungen ich damit gemacht habe.    

Kurz erklärt – eBO und die beA-Bausteine 

Seit 2004 können authentifizierte Teilnehmer (Rechtsanwälte, Behörden, Gerichte) über das EGVP elektronische Dokumente und Akten an Gerichte und Behörden übermitteln. Hinter dem elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfach EGVP verbirgt sich eine elektronische Kommunikationsinfrastruktur für die verschlüsselte Übertragung von Dokumenten und Akten zwischen authentifizierten Teilnehmern. Die Authentifizierung bedurfte dabei einer elektronischen Signatur, zumeist per Signaturkarte. Nach und nach wurde die Infrastruktur der EGVP- Kommunikation vergrößert. 2018 ging beA, das besondere elektronische Anwaltspostfach für die Anwaltschaft an den Start (passive Nutzungspflicht seit 01.01.2018 und aktive Nutzungspflicht seit dem 01.01.2022). Im gleichen Jahr wurde durch beN, das besondere elektronische Notarpostfach, die passive Nutzungspflicht für Notarinnen und Notare etabliert. Im Rahmen von beBPo (besonderes Behördenpostfach) besteht seit 2022 die aktive Nutzungspflicht für Behörden, Kommunen, Anstalten und Körperschaften des öffentlichen Rechts, Gerichte und Staatsanwaltschaften als Verwaltungsbehörde und Gerichtsvollzieher.  Auch Steuerberater sind seit Januar 2023 in die Riege der EGVP-Nutzer mit beSt, das besondere Steuerberaterpostfach aufgenommen worden. Die passive Nutzungspflicht besteht seit 01.01.2023 und die aktive Nutzungspflicht startet mit dem 01.01.2026. Außerhalb dieser Berufsgruppen konnten persönliche und juristische Personen bisher nicht am EGVP teilnehmen. Das änderte sich im Januar 2022 mit eBO, dem elektronischen Bürger- und Organisationenpostfach. 

Die Anbindung über die Betreuersoftware Butler21  

Meine Betreuungssoftware Butler21 von prosozial bietet die Schnittstelle zu Governikus dem Software-Anbieter von EGVP an. Der Einrichtungstermin per Fernsteuerung und Telko lässt nicht lange auf sich warten. Bereit halten sollte ich meinen Personalausweis, die auf dem Handy installierte AusweisApp2 sowie die dazugehörige PIN.
Hört sich alles easy an, wenn man nur die Ausweis-App öfter nutzen würde und die PIN, die man sich ja bombensicher super merken konnte, plötzlich doch nicht mehr abrufbar im Hirn gespeichert ist. Ein Gang zur zuständigen Stadtverwaltung war demnach unumgänglich. Ohne vorherigen Termin wurde die PIN dort zurückgesetzt (und wieder merke ich mir eine bombensichere 6stellige PIN).
Die technische (einmalige) Einrichtung in Butler21 dauert 30 Minuten. 
Eine Stunde später folgt dann die kurze Einweisung durch den Kundenberater. Während E-Mails und Faxe direkt im Eingangskorb in Butler21 landen, wird bei eBO die E-Post über Governikus COM Vibilia versendet und empfangen. Also momentan noch ein, zwei Klicks mehr. Trotzdem erhoffe ich mir eine erhebliche Arbeitserleichterung und Zeitersparnis, weil die einzuscannende Papierpost sich erheblich verringern müsste. Laut Kundenberater soll die Software Governikus ab Ende des Jahres auch direkt in Butler21 nutzbar sein.

Erste Erfahrungen   

Voller Euphorie frage ich den Kundenberater:
Kann ich denn jetzt direkt an alle Gerichte und Behörden per eBO elektronische Post versenden?
Mir wird dringend geraten, vorher mit den zuständigen Gerichten/Behörden zu sprechen und abzuklären, ob dieser Weg der Kommunikation bereits genutzt wird. Noch nicht alle wären soweit. Schade.
Mit zwei Gerichten nehme ich an diesem Tag noch Kontakt auf. Das Amtsgericht Pirmasens gibt direkt grünes Licht. Beim Amtsgericht Landstuhl erfahre ich, dass ich mich an das zuständige Pfälzische Oberlandesgericht zur Freischaltung zu wenden soll. Und so bin ich dann schnell für alle pfälzischen Gerichte freigeschaltet. Doch eine Ausnahme gibt es bei allen Gerichten: Die Belege für die Rechnungslegung müssen nach wie vor im Original eingereicht werden. Damit kann ich leben.

Am 26.06.23, 10.53 Uhr war es soweit: Mein erstes Dokument, ein Anfangsbericht mit Vermögensverzeichnis, wurde an das Amtsgericht Pirmasens versandt. Stolz und ein gutes Gefühl macht sich in meiner Brust breit. Wie es mit meinem eBO-Erfahrungen weitergeht, erfahren Sie in einem der nächsten Blog-Beiträge.

Schreiben Sie mir gerne Ihre Erfahrungsberichte mit EGVP, eBO & Co.

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